Plano de contas: aprenda a criar um completo para sua empresa

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Utilizado para organizar as contas da empresa, o plano de contas te dá uma maior capacidade de planejamento, te permitindo traçar estratégias e otimizar a gestão do seu negócio.

Mas você ainda não sabe como elaborar um e garantir todos esses benefícios?

Então continue lendo que neste post vamos te mostrar o que é o plano de contas, como funciona e como criar um na prática.

Vamos lá?

O que é um plano de contas

Um plano de contas serve para organizar as contas de uma empresa, reunindo registros das transações financeiras, lucros e despesas.

Dessa maneira, o empresário consegue visualizar todas as informações sobre suas ações financeiras, permitindo realizar um melhor planejamento de gastos, traçar estratégias e, assim, otimizar a gestão do seu negócio.

Existem 3 tipos de plano de contas.

1. Plano de contas contábil

Nele os dados apresentados são mais complexos e detalhados, exigindo que seja elaborado seguindo algumas regras, que estão na lei nº 6.404.

Sendo assim, nem sempre essa forma de estruturação atende às necessidades de gestão da empresa.

2. Plano de contas referencial

Já o plano de contas referencial é uma obrigação que toda a empresa deve cumprir por fazer parte da Escrituração Contábil Fiscal (ECF) e deve ser apresentada pelo SPED (Sistema Público de Escrituração Digital).

Por isso, ajuda na estruturação do plano contábil.

3. Plano de contas gerencial

Por último, o plano de contas gerencial possui um foco mais estratégico do que contábil, cumprindo seu papel de organizar a rotina financeira da empresa.

Nesse plano, é importante levantar as receitas, despesas, custos e investimentos, garantindo que nada seja esquecido.

Como estruturar um plano de contas funcional para sua empresa?

Para estruturar um plano de contas exige, primeiramente, conhecer o formato básico de um dos principais demonstrativos contábeis: o balanço patrimonial.

Essa ferramenta te dá uma fotografia detalhada da empresa em determinada data, descrevendo os seus bens e direitos e as suas obrigações.

Com isso, o balanço patrimonial serve como uma importante ferramenta de análise, permitindo identificar onde sua empresa está buscando recursos financeiros para financiar suas operações.

E onde entra o plano de contas?

Assim como o balanço patrimonial, o plano de contas tem sua estrutura dividida em níveis e subníveis, seguindo um formato de “árvore”.

Então, se sua empresa conta com organização e padronização em seus balanços, a construção de um plano de contas te dá maior facilidade, bastando fazer algumas adaptações, que podem variar entre uma empresa e outra.

Independentemente do nível de organização contábil já apresentado pela empresa, é importante conhecer a organização básica do plano de contas, que deve ser dividido em, pelo menos, 4 níveis.

Nível 1: classifique seu plano de contas

Primeiro, escolha um dos 4 grupos abaixo para classificar suas contas.

  1. Ativo: reúne os bens e direitos da sua empresa;
  2. Passivo ou patrimônio líquido:  são as obrigações da sua empresa, seja com terceiros, seja com os acionistas;
  3. Custo ou despesa: são os gastos feitos pela organização, com o objetivo de receita;
  4. Receita: são os recursos gerados da venda de mercadorias ou da prestação de serviços.

Defina os níveis 2, 3 e 4

Tendo identificado as contas correspondentes aos ativos, passivos e aos lançamentos de resultados (custos, despesas e receitas), as contas devem ser novamente classificadas.

Dessa vez em 3 novas subdivisões.

Mas essas subdivisões variam de acordo com a classificação feita no nível 1.

Então, vamos entender como a divisão dos níveis 2, 3 e 4 mudam para cada categoria do nível 1.

Classifiquei o nível 1 em ativos, passivos e patrimônio líquido

No exemplo da imagem abaixo, temos uma parte do plano de contas, incluindo as partes correspondentes aos ativos e passivos.

Na imagem, conseguimos ver todos os 4 níveis do plano de contas:

  • Nível 1: representado em vermelho, na primeira linha, ele permite separar os ativos – representados à esquerda – dos passivos – representados à direita;
  • Nível 2: representado por faixas na cor cinza, ele subdivide os ativos em circulante e não circulante. Já na seção de passivos, o nível 2 faz a subdivisão em circulantenão circulante e patrimônio líquido;
  • Nível 3: representado pelas classificações em negrito, esse nível segmenta as contas de forma ainda mais detalhada. Para os ativos classificados como “circulante” no nível 2, dividimos as contas entre os seguintes grupos no nível 3: caixabancos conta movimentocontas a receber e estoques;
  • Nível 4: representado pelas classificações com pequeno recuo em relação à margem, esse nível segmenta as contas com um grau ainda maior de detalhamento. Por esse motivo, as classificações feitas no nível 4 variam bastante entre uma empresa e outra, a depender da composição do seu patrimônio. 

Classifiquei o nível 1 em custos, despesas e receitas

Assim como fizemos para os ativos e passivos, vamos subdividir as contas de lançamentos de resultados, ou seja, aquelas que envolvem custos, despesas e receitas.

Na imagem abaixo, temos novamente uma parte do plano de contas, onde dividimos os 4 níveis do plano:

  • Nível 1: representado em vermelho, na primeira linha, ele permite separar os custos e despesas – representados à esquerda – das receitas – representados à direita;
  • Nível 2: representado por faixas na cor cinza, ele subdivide os custos e despesas em custo dos produtos vendidos, custo das mercadorias vendidas, custo dos serviços prestados, despesas operacionais perdas de capital. Já na seção de receitas, o nível 2 faz a subdivisão em receita líquida e outras receitas operacionais;
  • Nível 3: representado pelas classificações em negrito, esse nível segmenta as contas de forma ainda mais detalhada. Para os custos classificados como “custo dos produtos vendidos” no nível 2, dividimos as contas entre os seguintes grupos no nível 3: custos dos materiais e custos da mão de obra;
  • Nível 4: representado pelas classificações com pequeno recuo em relação à margem, esse nível segmenta as contas com um grau ainda maior de detalhamento. Assim como ocorre no nível 4 dos ativos e passivos, as classificações feitas no nível 4 variam bastante entre uma empresa e outra.

Qual a importância do plano de contas?

O plano de contas tem a função de organizar os dados contábeis da sua empresa, servindo como base para a elaboração dos demonstrativos contábeis que todo empreendimento precisa realizar.

Dessa maneira, o plano de contas padroniza otimiza a classificação e identificação dos registros operacionais por permitir que o gestor visualize os registros com maior clareza, o plano de contas facilita a identificação de falhas e melhorias no processo, garantindo maior eficácia.

Além de todas essas vantagens, o plano de contas ainda é utilizado como fonte de adequação de dados aos agentes externos, como o da legislação do imposto de renda.

Ademais, ele fornece importantes informações para a administração e pode ser usado como fonte de insumos para a elaboração do orçamento empresarial.

Quais os benefícios em ter um plano de contas?

A empresa que possui um plano de contas bem estruturado tem um controle minucioso de suas informações financeiras, apresentando diversos benefícios:

Controle de inadimplência

inadimplência dos clientes de uma empresa pode gerar sérios danos para a saúde financeira do empreendimento.

Sendo assim, com o auxílio contábil de um plano de contas, o gestor tem o controle de todas as despesas, custos e gastos, além de saber quais dos seus clientes não estão com o pagamento em dia.

Eliminação de multas fiscais

Nosso país conta com diversas e complexas leis tributárias por isso, é de extrema importância que as empresas sejam transparentes com suas informações e controle de dados financeiros.

Com o plano de contas, fica mais difícil que a empresa sofra com multas por sonegação ou declarações erradas.

Organização

Esse é o principal benefício da confecção de um plano de contas.

Com a sua boa estruturação, é possível manter todas as atividades, dados financeiros e contábeis da sua empresa atualizada, evitando atrasos e falta de controle sobre as contas e otimizando o trabalho do gestor. 

Conclusão

Vimos que o plano de contas é uma ferramenta simples, mais efetiva para manter o controle financeiro do negócio e ter uma visão detalhada das contas da empresa.

Por isso, o uso dessa ferramente é imprescindível para toda empresa que quer crescer saudávelmente.

Mas se seu negócio está preparado para uma estruturação mais completa, clique aqui para entender como uma reestruturação financeira funciona e como ela pode te ajudar a economizar mais.