Planejamento orçamentário: tudo o que você precisa saber

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O planejamento orçamentário é uma das mais importantes ferramentas para melhorar a gestão do seu negócio.

Uma vez que permite uma melhor gestão financeira, garantindo que os recursos da empresa sejam alocados onde precisam, se tornando um guia financeiro do negócio.

Porém, você sabe como funciona a criação de um planejamento orçamentário empresarial na prática?

Se quer aprender o que é, como funciona e quais os principais tipos que existem para garantir uma saúde financeira melhor para sua empresa, continue lendo.

O que é planejamento orçamentário empresarial?

O planejamento orçamentário é um plano, realizado anualmente, de despesas, custos, receitas e investimentos, estimados para períodos futuros da empresa.

Se realizado de forma embasada, essa ferramenta cumpre um papel fundamental, servindo como recurso que orienta a tomada de decisão, com a finalidade de melhrar a gestão do negócio.

Também, devemos ressaltar sua relação com um outro tipo de planejamento empresarial: o planejamento estratégico

Enquanto o planejamento estratégico reúne metas de uma organização – aquilo que se deseja alcançar -, o plano orçamentário evidencia os recursos necessários para atingir esses objetivos.

Por que devemos realizar o planejamento orçamentário nas empresas?

A implantação de um planejamento orçamentário resulta em diversos benefícios, com efeitos em diferentes níveis da organização.

Na área estratégica, por exemplo, o plano confere, aos gestores, melhor compreensão acerca da situação econômica do negócio. 

Como consequência, sócios e proprietários adquirem maior consciência empresarial, sendo capazes de tomar decisões financeiras assertivas.

Tratando-se dos benefícios para a gestão orçamentária do empreendimento, podemos citar previsibilidade na geração de lucros, gestão eficiente de recursos financeiros e controle de gastos

Além do setor financeiro, o plano orçamentário ainda gera benefícios diretos para outras áreas da organização, orientando a definição de metas e, ainda, direcionando melhor os recursos da empresa.

Como fazer um bom planejamento orçamentário? Principais fases

1. Entenda seu mercado e defina seus objetivos

Embora a abordagem do planejamento orçamentário seja predominantemente financeira, não podemos nos esquecer de dois elementos de natureza estratégica:

Nesta primeira etapa, você precisará analisar os ambientes externo e interno da empresa, buscando entender o desempenho e as estimativas do setor e da organização. 

Entenda como analisar o ambiente externo e interno da empresa

O que é e como fazer uma análise SWOT?

No contexto externo, também é interessante levar em conta a situação econômico-financeira dos consumidores, além de conhecer o ambiente em que o negócio está inserido. 

Pois, se, por exemplo, o setor passa por uma fase turbulenta, deve-se considerar a adoção de ações preventivas. 

Mas, sendo considerado um ambiente estável, o gestor pode direcionar o foco da empresa para expansão do mercado e investimentos. 

Considerando a influência exercida pelo setor nas atividades da empresa, é importante que você utilize informações precisas nesta etapa do projeto.

E em se tratando disso, a ajuda de uma consultoria especializada pode fazer toda a diferença, contribuindo para a tomada de decisões com o devido embasamento.

2. Analise as contas da empresa

Finalizada a fase estratégica, podemos iniciar a análise das contas da empresa. 

Nesta parte, muitos gestores buscam uma maior previsibilidade financeira do negócio.

Mas, para chegar a isso, dividimos as contas em cinco grupos: 

Nesta conta, é preciso determinar o volume atual de vendas do negócio e o preço médio do produto.

Em seguida, calcula-se a taxa de crescimento esperada para as vendas do ano, considerando os fatores analisados na fase estratégica, como metas da organização e situação econômica do mercado consumidor.

Nesta seção, determinamos os custos de produção, que variam de acordo com o tipo de negócio analisado.

No caso do setor de comércio, calculamos o custo de mercadorias vendidas, enquanto, para prestadoras de serviços, determinamos o custo de serviços prestados.

Nesta fase, é preciso calcular o volume atual de despesas, incluindo despesas financeiras, de vendas e de administração. 

Tendo feito as análises anteriores, é importante verificar a consistência entre receitas, custos e despesas.

Caso, na etapa estratégica, o gestor tenha definido a meta de aumentar a produtividade dos funcionários, deve identificar a contrapartida necessária para concretizar esse objetivo – adquirir treinamentos para os colaboradores, por exemplo.

Por fim, é necessário verificar se a empresa passará por ampliação na sua estrutura de capital ao longo do ano – se planeja adquirir novos equipamentos, por exemplo. 

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3. Defina cenários

Os cenários são utilizados para a análise de fatores externos, projetando possíveis situações futuras e contribuindo para a estruturação da estratégia do negócio. 

Ao contrário do que muitos pensam, a criação de cenários não é realizada com o intuito de prever o futuro.

Mas sim, permitindo que a empresa esteja preparada para lidar com quaisquer imprevistos que possam acontecer. 

Porém, não existe um número certo de cenários a serem traçados. 

Mas, uma boa prática é decidir com base em seu segmento de atuação, sua maturidade no mercado, entre outros aspectos. 

Entretanto, é aconselhada a projeção de, pelo menos, 3 cenários – otimista, realista e pessimista -, a fim de garantir uma boa probabilidade de acerto nas decisões estratégicas.

4. Realização de projeções 

Finalizadas as etapas anteriores, você deve iniciar a fase de projeções desses cenários. 

Essa é uma etapa fundamental do planejamento orçamentário e pode ser considerada a mais complicada de se elaborar. 

Por isso, recomendamos que, para a ter uma projeção confiável, procure profissionais qualificados na área de consultoria econômica

Esta fase está dividida em três grupos:

Essa deve ser a primeira fase das projeções, pois vai servir de base para todas as outras.

Nela, estima-se a demanda por produtos e serviços oferecidos pela empresa no período em questão.

Esse cálculo é complexo, feito com base em análises da conjuntura econômica e do histórico de desempenho do empreendimento.

É importante realizar esse estudo com cautela, a fim de evitar um aumento dos gastos baseado em uma projeção de receita elevada e não realística, o que prejudicaria a saúde financeira da empresa.

Como os custos de produção estão diretamente atrelados à demanda pelos produtos e serviços de um negócio, é preciso levar em conta as projeções de receitas realizadas, a fim de efetuar o planejamento dos custos.

Os cálculos das despesas, por sua vez, devem ser estimados levando em conta futuras alterações na folha de pagamento, nas despesas financeiras e em quaisquer outros gastos administrativos. 

Também é na projeção de custos e despesas que são avaliadas as expectativas de inflação dos produtos e serviços essenciais para o funcionamento da empresa, de forma que as previsões de gastos se atenham fielmente à realidade.

Embora exija menos esforços para ser elaborado, esta fase é de extrema relevância para a estruturação de uma projeção de qualidade.

Primeiramente, deve-se identificar qual regime tributário será mais vantajoso para o empreendimento, levando em consideração os dados auferidos nas etapas anteriores.

Em seguida, apenas é preciso observar quais as alíquotas adequadas para as expectativas de receita e se existem valores a serem deduzidos deste montante.

5. Realize acompanhamentos e revisões

Depois de pronto, o planejamento orçamentário vai funcionar como um guia financeiro a ser seguido. 

Com o passar do tempo, é necessário realizar acompanhamentos constantes, permitindo avaliar se os resultados reais da empresa coincidem com as expectativas definidas em algum dos cenários do planejamento inicial.

Caso contrário, devem ser realizadas revisões para adequar o plano à nova realidade, ou, alternativamente, devem ser reajustadas as contas da empresa, como custos e despesas, para tentar retomar o planejamento inicial. 

A alternativa a ser escolhida irá depender do tipo de planejamento orçamentário definido pela empresa.

Quais são os tipos de planejamento orçamentário?

Assim como existem estratégias variadas de acordo com os modelos de gestão particulares de cada empresa, também podemos encontrar tipos de planejamento orçamentário.

Eles se diferem, principalmente, pelos seus objetivos, aplicabilidade, flexibilidade e período de projeção.

Vamos conhecer eles agora?

Estático

Como o próprio nome sugere, o planejamento orçamentário estático é elaborado para o próximo período orçamentário – em geral, 12 meses -, permanecendo inalterado a partir de sua execução, independentemente dos resultados da empresa.

Apesar deste método promover certo engessamento do orçamento, é bastante utilizado por ser simples e de fácil acompanhamento, permitindo a identificação de desvios da estratégia e a rápida tomada de decisões alternativas, a fim de efetuar as correções necessárias.

Flexível

Já o plano flexível permite atualizar as projeções para acompanhar os valores praticados no plano real, podendo ser ajustado a qualquer momento

Diferentemente do estático, esta alternativa oferece uma margem de manobra nos orçamentos de custos, despesas e investimentos a partir dos volumes de vendas ou produção. 

Pois, por causa de sua flexibilidade, o orçamento recebe uma maior atenção, exigindo, como contrapartida, um maior comprometimento com a realização de análises e ajustes.

Contínuo

O orçamento contínuo é uma forma mais dinâmica de trabalhar o orçamento de uma empresa e consiste na revisão mensal, trimestral ou semestral do orçamento em um período de cerca de 12 meses. 

A ideia principal deste planejamento é realizar, periodicamente, as adequações necessárias no orçamento, de forma que a empresa tenha sempre 12 meses projetados pela frente. 

Porém, por causa da grande quantidade de tempo usada para a realização de suas revisões, o orçamento contínuo é recomendado para empresas que trabalham com produtos que possuem ciclo de vida reduzido e processos que necessitam de rapidez nas mudanças.

Ajustado

Assim como o contínuo, o orçamento ajustado (ou forecast) possibilita alterações no planejamento graças a sua capacidade de flexibilização.  

É um exercício de revisão em que os gestores identificam mudanças de mercado e aplicam as adequações necessárias ao orçamento original. 

Mas, este método exige tempo e disposição para efetuar ajustes constantes.

Entretanto, seu dinamismo promove uma rápida adequação a qualquer mudança de cenário.

Base zero

Essa alternativa de planejamento baseia-se no desenvolvimento de um orçamento que desconsidera bases históricas e índices de reajuste do empreendimento, iniciando este estudo do zero. 

Este modelo requer uma análise minuciosa das contas e suas projeções, permitindo, assim, uma alocação de recursos extremamente eficiente

Por ser muito estratégico, o orçamento base zero demanda maior envolvimento dos gestores no planejamento, o que se traduz em mais tempo e dedicação da equipe.

Base histórico

Ao contrário do base zero, este orçamento utiliza os números do exercício anterior como base para o planejamento atual. 

Após a elaboração da base, aplica-se um percentual de correção fundamentado na inflação, na expansão do setor, nas expectativas de crescimento da empresa, ou em qualquer outra taxa que faça sentido. 

Apesar disso, orçamento base histórico envolve bem menos pessoas e pode ser rapidamente elaborado.

Porém, você poderá ter resultados descolados da realidade por depender da coerência de valores do passado.

Como escolher o tipo ideal de plano orçamentário para minha empresa?

Em meio a tantos tipos de orçamento, realmente não é fácil decidir aquele que seja mais adequado para sua empresa. 

Para isso, é necessário levar em consideração vários fatores, como o tamanho do negócio, sua maturidade no mercado e seu segmento de atuação

Sendo assim, a melhor forma de tomar esta decisão é contar com a ajuda de uma consultoria especializada no assunto. 

Afinal, um bom planejamento orçamentário pode ser o diferencial entre o sucesso e o fracasso de um empreendimento.