Contas a receber: entenda o que é e como fazer o seu controle

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Aqui no Blog da Econuslt sempre falamos de como manter a saúde financeira da sua empresa, e sempre enfatizamos que é super importante ter uma gestão financeira bem estruturada para manter essa saúde empresarial.

Um dos principais pontos em que os gestores acabam encontrando problemas é na estruturação de suas Contas a Receber.

Então, se você é um dos empreendedores que tem dificuldades de gerir as suas contas a receber, continue lendo e sane todas suas dúvidas agora.

O que são contas a receber?

As Contas a Receber são como todo aquele compromisso de pagamento que algum cliente fez a sua empresa, sendo esse pagamento daqui a duas semanas ou dois anos.

Essa operação de adiar um pagamento, ou até mesmo parcelá-lo, é em si uma concessão de crédito.

Pois, nela a empresa está vendendo um produto ou serviço, ou seja, fornecendo um bem de valor para seu cliente e aceitando que este faça o pagamento do valor correspondente em um período futuro. 

Se quando falamos de crédito você lembrou de empréstimos ou financiamento bancário, você não está errado!

O princípio é bem-parecido nas duas situações, no empréstimo o banco fornece uma quantia de capital que você se compromete a pagar no futuro e na venda a prazo a empresa fornece um bem de capital que o cliente se compromete em pagar depois.

É necessário apontar que assim como nos empréstimos, toda operação de crédito envolve risco para a empresa, pois nunca há completa certeza de que o pagamento será feito.

Agora que já entendemos que as vendas a prazo que compõem as contas a receber são operações de crédito, podemos avançar para como elas são feitas na prática.

Quando sua empresa vende um produto a prazo, é necessário que este crédito dado ao cliente seja formalmente registrado em seu plano de contas.

Todos esses pagamentos que estão programados para acontecerem ao longo dos próximos períodos somados constituem suas Contas a Receber.

Como as contas a receber afetam o negócio?

As Contas a Receber, como explicado antes, são recebimentos futuros que a empresa terá advindos de pagamentos parcelados ou com data futura de pagamento.

Portanto, o planejamento financeiro do empreendimento necessita ter ciência desta conta para que esse seja montado da maneira mais eficiente. 

As contas a receber afetam diretamente a tomada de decisão da empresa, no sentido de realizar investimentos ou assumir gastos, devido ao fato desse capital está disponível no futuro e não no presente.

Algumas modalidades de crédito, empréstimo para capital de giro por exemplo, podem aceitar as contas a receber como forma de garantia.

Quando o empreendimento chega nesta situação, pode ser pelo motivo de ter ocorrido um mau planejamento.

Pois, a empresa deve ter o controle de quando esses pagamentos futuros serão realizados para ter noção dos compromissos que pode ou não assumir.

Contas a receber e tomadas de decisão

No momento de tomada de decisão em assuntos referente a questões financeiras da empresa, é necessário ter um conhecimento sobre as contas receber para saber as garantias que a empresa tem no futuro e saber os compromissos que podem ser assumidos.

Nos dias atuais, o uso de cartão de crédito se tornou algo comum para grande parte da população.

Portanto, as empresas devem estar preparadas para esse cenário e se programarem com relação ao controle de pagamento de seus custos e despesas no mesmo período em que o capital é recebido.

Além disso, existem muitas outras vantagens, como:

  • Identificar os bons e os maus pagadores;
  • Tornar mais eficiente a gestão de pagamentos;
  • Oferecer uma estimativa de caixa para os meses subsequentes; 

Todas essas análises são de extrema importância para a decisão tomada ser a mais adequada ao cenário da empresa, evitando surpresas desagradáveis no futuro, que muitas vezes, podem levar o empreendimento a situações de fragilidade. 

Como fazer seu controle das contas a receber?

Agora que já está claro O que são as Contas a Receber e Como elas afetam seu empreendimento, podemos passar para a aplicação prática: Como fazer o controle dessas Contas a Receber?

1. Colete os registros de venda com as datas de pagamento combinadas

Como já foi dito anteriormente, quando sua empresa realiza uma venda a prazo (seja ela negociada a ser paga inteiramente numa data futura ou num pagamento a prazo) é necessário que haja o registro dessa venda e das datas de pagamento combinadas.

É nesse passo que uma planilha financeira se faz essencial para a gestão financeira da empresa, se você ainda não possui uma para seu empreendimento consulte Estruturação Financeira.

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Esses registros têm de ser feitos imediatamente após a venda para que não haja a possibilidade de não serem registrados e acabe com um problema na cobrança.

2. Some todos esses recebimentos combinados para ter o resultado das Contas a Receber

Tendo em mãos sua planilha, ou plataforma financeira, e feitos os registros de todas suas vendas a prazo, é necessário que para cada mês sejam somadas todos os recebimentos desse tipo para assim termos o resultado previsto de suas Contas a Receber. 

Acredite se quiser, essa é a parte mais fácil do processo, a parte difícil ainda está por vir.

3. Faça o acompanhamento interno e externo de suas Contas a Receber

Depois de anotadas, somadas e previstas é necessário fazer o acompanhamento mensal de suas Contas a Receber, tanto em uma ótica externa como interna.

Externamente, você irá enviar as cobranças a serem pagas pelos clientes em crédito com você e cobrará aqueles que atrasam seus pagamentos.

Internamente você irá realizar alguns cálculos:

  • O montante que irá receber nos próximos meses, somando a suas Contas a Receber programadas com estimativas de vendas a vista, para assim ter uma previsão de caixa futuro podendo planejar melhor seus  gastos empresariais.
  • A porcentagem de clientes que preferem pagar a prazo e a média de tempo em que eles parcelam, para assim ter informações sobre quanto tempo seus estoques demoram para realmente se tornam dinheiro em caixa.
  • A porcentagem de clientes que atrasam suas parcelas e o quanto demoram para cumprir com o  pagamento, para que possa estimar com mais veracidade os itens anteriores e para criar políticas de cobrança, estímulo ao pagamento em dia e renegociação de atrasados
  • Comparar o montante a ser recebido com os gastos mensais recorrentes, para saber se um período de crise se aproxima ou se há a possibilidade e investimentos maiores

Conclusão

É claro que ainda há muitas outras contas relevantes além de “a receber”, porém se sua empresa conseguir organizar essa área de suas contas já estará um passo mais perto de sua estabilidade e saúde financeira.

Se você deseja entender mais sobre a gestão financeira empresarial ou não entendeu algum termo do texto acima, não se preocupe, tente explorar outros artigos sobre o tema no Blog da Econsult.