Contas a pagar e a receber: diferenças e como organizar

Para obter um controle pleno de suas contas a pagar e a receber, é necessário mantê-las organizadas e entender como funcionam. Saiba mais sobre o que são contas a pagar e a receber, sua importância e como controlar.
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Para deter o pleno controle de suas contas a pagar e a receber, sejam as pessoais ou corporativas, é primordial mantê-las organizadas e entender como estas funcionam. 

Desta maneira, torna-se fácil usufruir dos diversos benefícios os quais ter um bom planejamento de seus orçamentos disponibilizam.    

O que são contas a pagar e a receber? 

Contas a pagar e a receber são estruturas essenciais no universo contábil, para designar qual será o futuro do dinheiro no período seguinte.

Desta forma, em um sistema de gestão financeira, essas contas objetivam prever e mensurar o que será feito com o dinheiro da empresa, além de servir como um indicador de saúde financeira de um empreendimento.

Porém, não se trata de uma mesma conta. Tem-se as contas a pagar e as contas a receber, que são diferentes entre si. Então, para que não haja confusão entre a funcionalidade de cada uma, elaborou-se uma conceitualização abaixo.

Contas a receber

Contas a receber são benefícios futuros que o responsável pela conta acredita que irá receber. Sendo assim, refere-se às entradas previstas de dinheiro no caixa da empresa ou, simplesmente, na conta de determinado indivíduo.

Exemplos de contas a receber são pagamentos de clientes que compram a prazo ou investimentos de terceiros.

Contas a pagar

Já contas a pagar, trata-se de obrigações que a empresa assume com terceiros, ou seja, o que ela deve a organizações ou pessoas para que consiga funcionar e produzir. Exemplos são o pagamento de impostos, fornecedores ou encargos sociais. 

Qual a importância das contas a pagar e a receber? 

Por apresentarem, basicamente, conceitos contrários, ao juntar as contas a pagar e a receber é possível perceber se o empreendimento apresentará recursos suficientes para quitar seus compromissos por conta própria, ou seja, como anda sua saúde financeira. 

Apesar de serem conceitos simples, muitos empreendimentos acabam sendo prejudicados devido a falta de organização dessas informações e do controle financeiro. 

Como as contas a pagar e a receber se tratam de previsões do destino do dinheiro, no curtos prazo, é essencial que sejam atualizadas frequentemente, conforme novas situações e necessidades surgem.

Sendo assim, para evitar que danos sejam causados, como a empresa ser incapaz de pagar suas obrigações com investidores, e para facilitar o processo decisório, é de extrema importância a realização do controle correto das contas a pagar e a receber.

Como controlar contas a pagar e a receber?

Ter as contas muito bem organizadas e um primeiro passo importante, porém não único. Assim, é necessário que seja realizado um controle das contas a pagar e a receber para que estas sejam constantemente validadas. 

Contas pessoais 

Pessoas físicas podem controlar suas contas por meio de aplicativos, planilhas financeiras, plataformas ou até mesmo de maneira mais tradicional com o uso de caneta e papel (apesar de não ser muito recomendado devido a falta de praticidade).

Devido a menor quantidade de documentos se comparado com as grandes empresas, o controle das contas a pagar e a receber pessoais torna se mais fácil e prático que a realizada no meio corporativo. 

Mesmo com essa praticidade, alguns hábitos podem ser utilizados com a finalidade de tornar esse processo mais rápido e eficiente. Dentre estes estão:

1. Sempre reavalie os seus gastos variáveis

Muitas vezes continuamos pagando certos serviços os quais não utilizamos mais ou não com tanta frequência como serviços de streaming, música ou cursos.

Mesmo sendo um custo pequeno, no final do ano essa quantia economizada com certeza fará diferença.

2. Prefira realizar compras à vista

Realizar grande parte de suas compras por meio do cartão de crédito/débito ajuda na organização das despesas. Isso se deve, principalmente, pelo fácil acesso ao extrato bancário.

Entretanto, mesmo sendo amigo em alguns aspectos, o cartão de crédito deve ser evitado por causa da facilidade de se contrair dívidas. Assim, sempre prefira realizar as compras por meio do cartão de débito. 

3. Utilize a Internet para buscar os melhores preços

Com a diversidade de produtos sendo vendidos por diferentes lojas, normalmente não realizamos uma comparação adequada destes.

Dado a isso, é muito importante utilizar de plataformas online como o “Buscapé” para que as compras realizadas sejam as mais conscientes. 

Empresa buscapé
Empresa Buscapé

Contas corporativas

Em relação à gestão de contas a pagar e a receber de pessoas jurídicas, a organização dessas contas deve ser maior ainda.

Geralmente, grandes empresas possuem departamentos financeiros os quais são responsabilizados pela gestão das contas a pagar e a receber.

Apesar da diferença de porte das diferentes empresas, a maioria das práticas são compartilhadas por estas.

O principal recurso utilizado pelas grandes empresas para organizar as contas a pagar e a receber é por meio do fluxo de caixa, o qual descreve e classifica as principais contas, a pagar e a receber, em um determinado período de tempo.

Além disso, o sistema de fluxo de caixa possui a vantagem de disponibilizar uma maior precisão em relação aos gastos da empresa.

Ademais, outra prática financeira de extrema importância que as empresas devem realizar é a não combinação das contas pessoais com as contas empresariais.

Além da perda do controle do financeiro de seu estabelecimento, essa combinação dificulta o planejamento de metas nos dois âmbitos.