Como fazer uma conciliação bancária de sucesso?

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Manter o financeiro da sua empresa controlado pode ser um desafio. Porém, a ferramenta de conciliação bancária pode te ajudar a entender e resolver problemas simples do dia a dia que podem acumular e se tornar um problemão lá na frente.

Porém, como usar a conciliação bancária de forma correta? É isso que vamos te ensinar neste post.

Então, se quiser aprender como usar essa ferramentar para manter um controle melhor do seu financeiro, continue lendo.

O que é conciliação bancária?

Conciliação bancária se baseia na prática da comparação dos extratos bancários com as informações internas da empresa.

Esse costume está diretamente ligado com a gestão financeira de seu negócio, de maneira que, necessita ter o conhecimento dos recebimentos, saldo disponíveis e das despesas geradas para ter essa receita.

A partir desses conhecimentos é possível traçar uma comparação dessas informações internas e dos extratos, com o intuito de verificar e ordenar possíveis distorções existentes.

Para que serve a conciliação bancária?

Como já dito, a atividade de verificar se há distorções entre os registros internos da empresa e o registro de contas bancárias é importante para gestão e, logo, para a saúde financeira da empresa.

Por isso, realizar a conciliação bancária pode trazer várias vantagens para a saúde financeira do seu empreendimento. Assim como, a falta de tal cuidado com conciliação dos dados pode trazer problemas. 

Quais problemas podem aparecer ao não fazer uma conciliação bancária?

1. Aumento de fraudes internas ou erros

O trabalho de registro de contas no controle interno da empresa tem margem para erros.

São alguns equívocos comuns:

  • o não pagamento de uma conta;
  • o registro de uma transação não condizente com o que de fato ocorreu;
  • erro no valor envolvido em uma atividade bancária, etc. 

Desta forma, caso você não tenha um cuidado de averiguar se o que está sendo registrado no controle interno da empresa está coerente com o registrado nas contas bancárias, há uma maior chance de pequenos equívocos passarem despercebidos.

E, quando acumulados, estes pequenos equívocos podem virar grandes problemas financeiros e até tributários.

2. Distorção de resultados

Não realizando o trabalho da conciliação bancária de forma eficiente, a informação registrada no registro interno da empresa pode não ser condizente com a realidade.

Tal diferença de informação pode levar o tomador de decisão da empresa a enxergar resultados de uma forma equivocada, fazendo com que tome as decisões erradas quanto a administração do dinheiro da empresa.

3. Inadimplência de clientes

No modelo de negócios de várias empresas o pagamento é feito de forma parcelada, por boleto ou transferência.

Caso não haja o costume de averiguar se as informações bancárias são condizentes com o que foi registrado como vendas, pode-se perder o controle de pagamento dos clientes, causando um aumento na inadimplência.

É preciso, então, averiguar com frequência se a parcela a ser paga de fato apareceu como entrada na conta bancária.

Quais as principais vantagens ao fazer uma conciliação bancária?

1. Diagnósticos financeiros mais relevantes

Quando se tem a conciliação bancária bem feita, os relatórios realizados pela empresa vão ser mais próximos da realidade, uma vez que as informações foram averiguadas com os extratos bancários.

Desta forma, você tem maior segurança para definir o uso dos patrimônios financeiros da empresa.

Isto não só te deixará mais tranquilo para fazer suas escolhas, como faz com que melhores iniciativas sejam pensadas para o crescimento do empreendimento. 

2. Melhor comunicação com a contabilidade

É sempre preciso informar ao contador da empresa as entradas e as saídas do empreendimento, as notas fiscais que foram emitidas, as contas a receber, as contas a pagar entre várias outras informações.

Pois, ter esse tipo de registro interno bem alinhado com o que de fato está registrado em extratos da conta bancária da empresa, melhora a comunicação com o contador, fazendo com que ele possa garantir a legalidade contábil do empreendimento. 

Como fazer uma boa conciliação bancária?

Imagem de StockSnap por Pixabay

1. Realização de lançamentos diários

A realização de lançamentos dentro de uma empresa é de suma importância para aferir movimentações financeiras pelo responsável do negócio.

Pois, são neles registradas as entradas e saídas do caixa.

Por isso, nestes registros é relevante constar as datas de transações, os nomes das entidades ou clientes que está fazendo as operações, além de conter principalmente as contas dessas movimentações bancárias

2. Verificação detalhada dos extratos 

Depois de feito os lançamentos, é possível com mais clareza realizar as verificações dos extratos, devido já ter uma base de dados.

Essas verificações são importantes porque muitas das vezes são nelas que serão vistas as distorções existentes entre extratos e as finanças internas da empresa.

É relevante ter essa prática de verificações sempre que puder, assim gerando um maior controle financeiro da empresa. 

Então, quando estiver com os saldos bancários em mãos, é imprescindível que seja conferido de forma detalhada pelo responsável do caixa, vendo se as datas de saídas e entrada de dinheiro estão batendo, dessa forma minimizando custos de relacionado às multas.

3. Corrigir distorções

Após ter uma rigorosa análise dos extratos bancários, terá uma visão maior, principalmente previsão de transações com bancos e operadoras de cartão, dessa forma havendo distorções é necessário corrigir essas informações, para ter lançamentos idênticos.

Tendo em vista o motivo dessas distorções aplicarem mudanças na forma de análise entre gestão interna e os extratos bancários, de maneira que melhore o controle financeiro da empresa

As principais causas são:

  • as taxas bancárias;
  • multas;
  • taxas de cartões;
  • juros;
  • dentre outras transações semelhantes.

Para que tenha certezas dessas distorções é necessário que possua as notas fiscais e comprovante de pagamento e outros documentos análogos.

4. Sistema de Gestão Financeira 

Uma forma de ter uma boa conciliação com o banco é a utilização de um instrumento que realiza tais funções de entradas e saídas de dinheiro.

Pois, ter essas ferramentas em posse, pode facilitar nas verificações de extratos e o salvamento de notas fiscais e comprovantes de pagamento, tendo função de registrar o fluxo de caixa, dentre outras.

Com a utilização de sistemas de gestão financeira pode ter um aumento na produtividade em relação no controle bancário.

Principais dificuldades que podem surgir no dia a dia

Hoje não é muito comum que as empresas tenham o devido cuidado com a conciliação de suas contas bancárias com os registros de controle interno.

Também, mesmo quando a conciliação é realizada, não significa que não ocorrerão probleminhas no dia a dia da sua empresa.

Por isso, listamos abaixo algumas situações relacionadas à conciliação bancárias que são comuns no dia a dia de uma empresa e como contornar essas situações da melhor forma.  

1. Divergência entre extratos bancários e controle interno

Acontece quando você percebe um débito em conta ou qualquer outra movimentação que não estava esperado no registro interno da empresa.

O que fazer para resolver?

O primeiro passo caso isso ocorra é revisar as informações do controle financeiro para garantir que nenhum erro tenha passado despercebido no momento de registro.

Caso você já tenha averiguado e, então, conclua que aquela movimentação é indevida, você deve o quanto antes entrar em contato com a agência de seu banco.

Justamente para avaliar se houve algum problema de segurança com a sua conta.

Esta questão é relevante principalmente quando esta movimentação indevida se trata de um débito em conta.

2. Cobrança de taxas

Como já comentado no texto, um problema que pode vir a aparecer são taxas não esperadas ou não registradas no controle interno.

Taxas como de vendas no cartão, de emissão de boletos ou até juros de empréstimos.

O que fazer para resolver?

Por isso é sempre importante ter registrado o valor da taxa envolvida em cada uma dessas situações.

Realizando a conciliação bancária diariamente ou semanalmente você evita perder o controle dessas taxas.

Outra sugestão é registrar sempre o valor negociado do empréstimo ou da venda, o valor da taxa e o valor a ser recebido de fato (já com a taxa levada em conta), para facilitar a conciliação e evitar erros no momento de revisar as informações registradas.

3. Controle de entradas

Há várias formas de realizar o pagamento de uma venda. Pode ser feito em boleto, transferência, dinheiro, cartão, cheque.

Porém, só registrar no controle interno que a venda foi realizada e contar isso como dinheiro em caixa pode ser um erro.

Então, é preciso ter um controle de quanto dinheiro está entrando na conta e, principalmente, controle de quando o dinheiro vai entrar, garantindo que o registro condiz com os extratos bancários.

Exemplo 1:

Um exemplo é a situação de boletos. O pagamento foi realizado dia 11 de maio, por exemplo, mas quando que o dinheiro vai, de fato entrar na conta da empresa?

Provavelmente poucos dias depois da data de pagamento, dia 13 ou 14 de maio.

Exemplo 2:

Outro exemplo mais comum nos dias de hoje é a vendas por cartão de crédito.

A venda pode ter ocorrido em um dia e o dinheiro entrar de fato na conta da empresa só depois de alguns dias. Caso você decida gastar o dinheiro antes de ter de fato o dinheiro de caixa, pode haver problemas.

O que fazer para resolver?

Por isso é importante, no momento de registro, diferenciar o que foi vendido (regime de competência) e o que de fato entrou na conta do banco da empresa (regime de caixa).

Desta forma, é interessante que a conciliação ocorra de forma periódica, dependendo da frequência de entradas em caixa da empresa.

Pode ser interessante, inclusive, para controle de pagamento e inadimplência de clientes.

Concluindo

Você pôde perceber agora o quão é relevante para saúde financeira e tributária da empresa que seja realizado um bom registro interno das atividades financeiras realizadas no dia a dia.

Isto pode ser feito a partir do uso de uma ferramenta, por registro manual de lançamentos em um fluxo de caixa da empresa ou com o uso de uma planilha de conciliação bancária, por exemplo.

Porém, não é relevante apenas realizar o registro, pois, como já dito, pode haver equívocos no controle interno.

Desta forma, é relevante realizar a conciliação bancária, conferindo se há alguma distorção entre o registro interno e o extrato bancário da conta da empresa.

Além disso, a prática só se torna eficiente se for realizada com frequência: diariamente, semanalmente, mensalmente, a depender do modelo de cada empresa.

Tal prática não só evita problemas como pode alavancar os resultados da sua empresa, prezando por melhores tomadas de decisão quanto se trata de gastos e investimentos para desenvolver o negócio.